Wat is BSO-software en waar let je op bij het kiezen?

BSO-software is software voor de buitenschoolse opvang. Het regelt de administratie rond kinderen van vier tot twaalf jaar: wie er wanneer komt, welke medewerkers je daarvoor nodig hebt, wat ouders betalen en hoe je met ze communiceert. Veel pakketten zijn oorspronkelijk gebouwd voor het kinderdagverblijf en hebben de BSO er later bij gekregen. Dat merk je in de praktijk. In dit artikel lees je wat BSO-software moet kunnen en waar je op let bij het kiezen.

Waarom een BSO andere software nodig heeft

Een kinderdagverblijf heeft een voorspelbaar ritme: kinderen komen 's ochtends en gaan aan het eind van de middag. Een BSO heeft dat niet. De dag begint pas als de school uitgaat, en dat moment verschilt per school en per dag van de week. In de vakanties en op studiedagen wordt een korte middag ineens een lange dag. Kinderen worden opgehaald van school, lopen zelf naar de BSO of gaan met een sportclub mee.

Software die vooral voor de dagopvang is gemaakt, rekent met vaste dagdelen. Op de BSO wil je juist rekenen met schooltijden, vrije dagen en wisselende aantallen.

Wat BSO-software moet kunnen

Planning rond schooltijden en vakanties

De basis is een planning die de schoolkalender kent. Welke scholen hebben welke dag een studiedag, welke vakantieregio geldt, en welke kinderen komen dus wanneer? Pas als dat klopt, kun je je personeel goed inroosteren. Meer hierover in vakantieopvang en studiedagen plannen op de BSO.

Beroepskracht-kindratio per moment

De BKR op de BSO hangt af van de leeftijd van de kinderen, en die verschuift door het jaar. Software hoort de ratio per moment uit te rekenen over alle aanwezige kinderen op de locatie, en je te waarschuwen voordat je eronder zakt. Hoe de berekening werkt, lees je in BKR op de BSO.

Aanwezigheid, afmelden en ophalen

Op de BSO wil je in één oogopslag zien wie er uit school komt, wie is afgemeld en wie al is opgehaald. Ouders moeten zelf kunnen afmelden en ruilen, zodat dat niet via losse berichten bij een medewerker binnenkomt.

Contracten en facturatie

Schoolweken, vakantieopvang, losse dagen en studiedagen: een BSO-contract heeft meer varianten dan een dagopvangcontract. De facturatie moet daarmee om kunnen, en de uren op de factuur moeten aansluiten op het contract en de jaaropgave. Waarom dat belangrijk is, lees je in kinderopvangtoeslag voor BSO-uren.

Ouderportaal

Ouders van BSO-kinderen zien hun kind vaak minder op de opvang dan ouders van een baby. Een goed ouderportaal laat ze zelf afmelden, berichten lezen en hun facturen inzien, zonder dat ze daarvoor hoeven te bellen.

Waar je op let bij het kiezen

• Is het voor de BSO gebouwd, of erbij gezet? Vraag in een demo naar een studiedag op één school en een vakantieweek met wisselende aantallen. Dan zie je snel of het pakket daar rekening mee houdt.
• Werkt het samen met je kinderdagverblijf? Heb je beide, dan wil je één systeem met dezelfde ouders, kinderen en facturen, niet twee losse pakketten.
• Hoe gaat het met persoonsgegevens om? Je verwerkt gegevens van kinderen. Vraag waar de gegevens staan, wie erbij kan, en of de leverancier een verwerkersovereenkomst aanbiedt.
• Wat kost het, alles inbegrepen? Vraag naar de prijs per maand, opstartkosten, modules en wat er gebeurt als je groeit.
• Hoe verloopt de overstap? Vooral geboortedata, groepen en contracten moeten na een import kloppen, omdat ze je ratio en je facturen bepalen.
• Werken je medewerkers er graag mee? Een pakket dat op kantoor prima werkt maar op de groep onhandig is, wordt slecht bijgehouden. Laat een pedagogisch medewerker meekijken in de demo.

Spreadsheets tot het niet meer gaat

Veel kleinere BSO's beginnen met spreadsheets, en dat werkt een tijd prima. Het kantelpunt komt meestal bij een tweede locatie, een groeiende wachtlijst of een inspectie waarbij je moet laten zien hoe een specifieke dag verliep. Dan merk je dat losse lijstjes niet met elkaar praten.

Rupsje voor de BSO

Rupsje bouwt op dit moment BSO-software: planning rond schooltijden en vakanties, aanwezigheid, facturatie en een ouderportaal in één systeem. We testen het eerst op een paar locaties. Benieuwd of jouw BSO kan meedenken? Bekijk de pagina over software voor de buitenschoolse opvang. Voor het kinderdagverblijf kun je Rupsje nu al gebruiken.