Software voor het kinderdagverblijf dat elke dag moet kloppen.

Een kinderdagverblijf runnen is een aaneenschakeling van dingen die tegelijk moeten kloppen. De groep moet bezet zijn maar niet overbezet, de ratio moet elk moment standhouden, de facturen moeten eruit en ouders willen weten hoe de dag ging. Hieronder de vier dingen die een KDV van zijn software vraagt en die je bij een algemeen administratiepakket niet vanzelf krijgt.

De drie-uursregeling: niet of je afweek, maar of je het kunt aantonen

Ben je tien uur of langer open, dan mag je op vaste momenten van de beroepskracht-kindratio afwijken — maximaal drie uur per dag, niet aaneengesloten, en op tijden die in je pedagogisch beleidsplan staan.

Dat is geen vrijbrief maar een afspraak, en bij een inspectie gaat het niet over de afwijking zelf maar over de vraag of je roosters aansluiten op wat je hebt opgeschreven. Wie die momenten alleen in het beleidsplan heeft staan en niet in zijn planning, kan dat niet laten zien. Leg de tijden vast en zorg dat je systeem ze kent, dan is die vraag in één scherm beantwoord.

Een inspecteur vraagt naar één moment, niet naar je week

De vraag is zelden "hoe ging het die maand". De vraag is wie er op een specifieke woensdagmiddag om kwart over twee op de groep stond, en welke kinderen er toen waren.

Daar is een gemiddelde geen antwoord op. Je hebt de dag nodig zoals hij werkelijk was: wie er daadwerkelijk stond, niet wie je had ingeroosterd. Dat verschil is precies waar een spreadsheet die je elke week overschrijft tekortschiet — niet omdat je iets fout deed, maar omdat het bewijs niet meer bestaat.

Het vervelendste geval is een kind dat is opgehaald zonder dat iemand op de knop drukte. Dat kind staat op papier binnen tot middernacht, en omdat de ratio het slechtste moment van de dag pakt, is dat vergeten uitcheck vanaf dat moment jouw slechtste moment. Sluit je dagen af, dan bestaat dat probleem niet.

Verticale groepen maken de som pas echt lastig

De ratio's zelf zijn overzichtelijk: één beroepskracht op drie baby's tot twaalf maanden, op vijf kinderen van één tot twee, op zes van twee tot drie, op acht van drie tot vier.

Zit je groep vol met één leeftijd, dan reken je dat zo uit. Maar in een verticale groep zitten baby's naast peuters, en dan tel je de ratio's niet los op: je berekent per kind welk deel van een beroepskracht het opeist en telt die delen bij elkaar. Een baby van acht maanden weegt een derde, een peuter van drie een achtste.

En die som verschuift de hele dag door — bij elke check-in, elke dienstwissel, en om middernacht bij elke verjaardag. Een kind dat twaalf maanden wordt, gaat van 1-op-3 naar 1-op-5 zonder dat iemand iets invoert.

Meerdere groepen naast elkaar

Met twee of meer groepen komt er een tweede vraag bij: klopt het per groep, en klopt het over de locatie heen. Een groep die krap zit terwijl er verderop ruimte is, is een ander probleem dan een locatie die structureel te dun bezet is — en je wilt ze niet door elkaar zien.

Rupsje rekent per groep en toont het per groep, met een totaal voor de locatie eronder. Medewerkers zien alleen de kinderen van de locaties waar ze zelf staan; dat is geen instelling die je moet onthouden maar hoe het systeem gebouwd is.

En als je overstapt: let op de geboortedatums

In de meeste administraties is een geboortedatum een gegeven dat je invult en verder met rust laat. Hier is het een rekengrootheid: hij bepaalt in welke leeftijdsband een kind valt en dus wat het kind in de ratio weegt.

Een datum die er bij een import een jaar naast zit, zet dat kind in de verkeerde band. Je ratio klopt dan niet, je dashboard zegt van wel, en je merkt het bij een inspectie. Controleer na een overstap dus niet alleen of alle kinderen erin staan, maar of de leeftijdsverdeling per groep klopt met wat je in je hoofd hebt.

Wat we niet doen

Buitenschoolse opvang en peuterspeelzalen ondersteunen we niet. Bied je die naast je kinderdagverblijf aan, dan is Rupsje waarschijnlijk niet de juiste keuze — en dat zeggen we liever nu dan na de migratie.