Privacyverklaring

Wie wij zijn

Rupsje is een dienst van Alka's Craft, Nijverheidsweg 14, 2031 CP Haarlem. KvK 94306257, btw NL005075013B25.

Vragen over privacy: privacy@rupsje.com.

Onze twee rollen

Rupsje is software voor kinderopvangorganisaties. Daardoor gelden er twee regimes naast elkaar:

• Uw accountgegevens en facturatie — daarvoor zijn wij verantwoordelijk. Deze verklaring gaat daarover.
• De gegevens die u invoert over kinderen, ouders en medewerkers — daarvoor bent u verantwoordelijk. Wij verwerken die uitsluitend volgens uw instructies, zoals vastgelegd in de verwerkersovereenkomst. Bent u ouder en heeft u een vraag over de gegevens van uw kind, neem dan contact op met uw eigen opvangorganisatie.

Wat wij van u verwerken

• Naam, e-mailadres, wachtwoord en rol — om uw account te laten werken. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Organisatienaam, adres, KvK, btw-nummer en betaalgegevens — voor facturatie en administratie. Grondslag: overeenkomst en wettelijke plicht.
• Logboek van inloggen en wijzigingen, met IP-adres — voor beveiliging en aantoonbaarheid. Grondslag: gerechtvaardigd belang.

Wij verkopen nooit persoonsgegevens en gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen. Bij registratie controleren wij uw LRK-nummer tegen het openbare Landelijk Register Kinderopvang.

Met wie wij delen

• Laravel Cloud — hosting van applicatie, database en bestanden
• Resend — verzenden van e-mail
• Stripe — betaalverwerking van het abonnement
• Apple — afleveren van pushmeldingen; alleen een apparaat-code en een algemene tekst, nooit namen of gezondheidsgegevens

Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten. De actuele lijst met toelichting staat op onze sub-verwerkerspagina. Verder delen wij niets, behalve als de wet ons daartoe verplicht.

Waar de gegevens staan

Applicatie en database draaien in Frankfurt (AWS eu-central-1). Foto's en documenten staan in opslag die contractueel binnen de Europese Unie blijft. Voor zover er toch gegevens buiten de EER worden verwerkt, is dat gedekt door de EU-modelcontractbepalingen in de overeenkomst met onze hostingpartij.

BSN en gezondheidsgegevens slaan wij versleuteld op.

Hoe lang wij bewaren

• Facturen, contracten en betalingen: 7 jaar — wettelijke fiscale bewaarplicht
• Accountgegevens: tot 12 maanden na het einde van de overeenkomst; de eerste 30 dagen kunt u alles exporteren
• Logboek van wijzigingen: 12 maanden
• Gegevens die u als klant invoert: volgens de termijnen die u bepaalt; na afloop verwijderen of retourneren wij ze

Hoe wij beveiligen

Versleutelde verbindingen, versleuteling van BSN en gezondheidsgegevens, strikte scheiding tussen organisaties, rechten per rol, verplichte tweestapsverificatie voor beheerders, en een logboek van wijzigingen. Bij een datalek volgen wij een vaste procedure en informeren wij u zonder onnodige vertraging.

Uw rechten

U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdracht van uw gegevens. Mail daarvoor privacy@rupsje.com. Gaat het om gegevens van een kind, neem dan contact op met de opvangorganisatie — wij helpen hen daarbij. Wilt u uw account laten verwijderen, dan leest u op deze pagina hoe dat werkt.

U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies

Alleen strikt noodzakelijke cookies: één om u ingelogd te houden en één beveiligingscookie. Daarvoor is geen toestemming vereist. Wij gebruiken geen tracking- of marketingcookies.

Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen laten wij het u weten.