Vakantieopvang en studiedagen plannen op de BSO

Een BSO draait op twee ritmes. In de schoolweken zijn het korte middagen met kinderen die van school komen. In de vakanties en op studiedagen zijn het lange dagen, vaak van de vroege ochtend tot het eind van de middag, met andere aantallen en een ander programma. De planning van die lange dagen bepaalt voor een groot deel hoe rustig je jaar verloopt.

Begin bij de jaarplanning van de scholen

De schoolvakanties verschillen per regio. Nederland is verdeeld in de regio's noord, midden en zuid, die niet allemaal tegelijk zomervakantie hebben. Studiedagen verschillen zelfs per school. Haal dus voor het begin van het schooljaar de jaarplanning op van elke school waar je kinderen ophaalt, en zet alle vrije dagen in één overzicht.

Zo zie je vroeg welke dagen een lange dag worden voor een deel van de kinderen. Een studiedag op één school is een gewone schooldag voor de rest van je groep. Dat betekent: een deel van de kinderen komt 's ochtends, de rest pas na school.

Spreek duidelijke contractvormen af

Veel BSO's bieden ouders een keuze: een contract voor alleen de schoolweken, of een contract waar vakantieopvang bij hoort. Daarnaast kun je losse vakantiedagen aanbieden voor ouders die niet elk jaar dezelfde behoefte hebben. Welke vormen je kiest, is aan jou. Belangrijk is dat in het contract staat welke dagen en uren erbij horen, zodat ouders, factuur en planning hetzelfde zeggen.

Studiedagen zijn een apart punt van aandacht. Leg vast of een studiedag binnen het contract valt of als extra opvang wordt gefactureerd. Onduidelijkheid daarover leidt tot discussie achteraf, meestal op het moment dat de factuur binnenkomt.

Laat ouders op tijd aanmelden

Voor vakantieopvang weet je pas hoeveel kinderen er komen als ouders zich aanmelden. Zet daarom een vaste deadline, bijvoorbeeld een aantal weken voor elke vakantie, en communiceer die ruim van tevoren. Hoe eerder je de aantallen per dag weet, hoe eerder je het rooster rond hebt.

Vraag ouders bij het aanmelden ook direct naar breng- en haaltijden. Op een lange dag komen niet alle kinderen om half acht en gaan ze niet allemaal om zes uur. Met die tijden kun je de bezetting over de dag verdelen in plaats van de hele dag op het drukste moment te plannen.

Plan je personeel rond de lange dagen

De drukste weken voor de BSO zijn precies de weken waarin medewerkers zelf vakantie willen. Maak afspraken over vakantieverlof voordat je de opvang plant, niet erna. Weet je welke weken druk worden, dan kun je verlof spreiden en invalkrachten op tijd vastleggen.

Op vrije dagen en in de vakantie ben je vaak tien uur of langer open. Dan mag je maximaal drie uur per dag van de beroepskracht-kindratio afwijken, op schooldagen maar een half uur. Hoe dat precies werkt, lees je in BKR op de BSO. In je pedagogisch beleidsplan beschrijf je de kaders waarbinnen je die drie uur verantwoord inzet. Je rooster en je presentielijsten, met de breng- en haaltijden van de kinderen, laten zien wanneer je echt afwijkt, en dat moet binnen die kaders blijven.

Zet je stagiairs of beroepskrachten in opleiding in, dan tellen zij alleen mee onder de voorwaarden die je daarvoor in je beleid hebt beschreven. Reken ze dus niet zomaar mee als volledige bezetting op een drukke vakantiedag.

Groepen samenvoegen in rustige weken

In sommige vakantieweken zijn er zo weinig kinderen dat het logisch is om groepen samen te voegen. Dat mag, maar het moet in je pedagogisch beleidsplan staan, en ouders moeten weten wat er gebeurt. Gaat een kind tijdelijk naar een andere basisgroep, dan heb je daar vooraf schriftelijke toestemming van de ouder voor nodig.

Wil je kinderen tijdelijk op een andere locatie opvangen, bijvoorbeeld omdat je in de zomer locaties sluit, check dan vooraf welke regels daarvoor gelden en wat je GGD verwacht. Dat voorkomt een verrassing bij de volgende inspectie.

Uitstapjes en activiteiten

Vakantieopvang betekent vaak uitstapjes: naar het bos, het zwembad of een speeltuin. Ook buiten de deur blijft de ratio gelden. Beschrijf in je pedagogisch beleidsplan hoe je activiteiten buiten de basisgroep organiseert, en in je beleid veiligheid en gezondheid hoe je omgaat met vervoer en drukke plekken. Informeer ouders vooraf over het programma en over wat hun kind mee moet nemen.

Eén overzicht in plaats van vijf lijstjes

In veel BSO's staat de vakantieplanning verspreid over een spreadsheet met aanmeldingen, een rooster, een lijst met studiedagen en een map met toestemmingen. Elk lijstje klopt op zich, maar niemand ziet het geheel. Goede BSO-software brengt schoolkalenders, aanmeldingen, contracten en rooster samen, zodat je per dag ziet hoeveel kinderen en medewerkers je nodig hebt.

Rupsje bouwt die software voor de buitenschoolse opvang nu. Werk je ook met een kinderdagverblijf? Dan kun je Rupsje voor het kinderdagverblijf nu al gebruiken.